Pixelware, como referente nacional en el campo de la contratación electrónica, aportará a la Comisión, formada por un grupo multidisciplinar de nueve empresas tecnológicas, su experiencia de más de quince años liderando proyectos de tramitación electrónica de expedientes en el Sector Público.

El objetivo de la Comisión es crear un foro de intercambio de ideas y experiencias donde se impulsen y surjan propuestas para ayudar a mejorar la eficiencia de las Administraciones Públicas y fortalecer el tejido empresarial español. Asimismo, a esta Comisión se invitará a diferentes profesionales independientes que, por su área de actividad y experiencia, puedan aportar sus conocimientos.

Pixelware aborda esta nueva iniciativa, como parte de su estrategia de apoyo a las Administraciones públicas en su proceso de modernización, difundiendo las ventajas de la tramitación electrónica de expedientes, como herramienta de eficacia productiva, ahorro de costes y optimización de recursos.

Pixelware obtiene esta importante certificación tras un año de rigurosa evaluación y revisión de los aspectos organizativos y técnicos asociados a la gestión de la seguridad de la información y de los procedimientos operativos; tras lo cual ha adoptado elevados niveles de protección en sus sistemas, mediante políticas y procedimientos adecuados a las exigencias de la norma ISO 27001.

La implantación y cumplimiento de la normativa garantizan el tratamiento eficientemente de la información y la seguridad en todo el proceso de negocio de la compañía, desde el diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de las funcionalidades de sus soluciones de negocio hasta la gestión de su servicio de atención al cliente, para identificar y minimizar riesgos e incidencias.

Asimismo, implica el cumplimiento de las distintas normativas en materia de protección de datos de carácter personal, propiedad intelectual y seguridad de la información.

Esta importante certificación se une a la obtenida recientemente sobre su Sistema de Gestión de Calidad, la norma ISO 9001; hecho que sitúa a Pixelware como una de las empresas tecnológicas más comprometidas tanto en la eficacia y eficiencia de sus procesos como en el mantenimiento de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la seguridad de la información.

Durante las Jornadas se analizará el papel de la tecnología en la intervención parlamentaria, donde el anfitrión expondrá las líneas maestras llevadas a cabo para abordar el Plan de Modernización Tecnológica.

A este respecto la Comisión de la Asociación ha invitado a Pixelware, como especialista en tramitación electrónica de expedientes, para abordar el papel de la tecnología al servicio de los apoderados parlamentarios en el proceso de la gestión de expedientes de contratación. Como expertos, mostrarán las funcionalidades y los beneficios a corto, medio y largo plazo de implantar la solución de Contratación Electrónica de Pixelware, y ofrecerán su experiencia aportando soluciones a los Parlamentos en su proceso de modernización, donde no sólo deben aplicar las normas y acatar las leyes a este respecto sino abordar la optimización de procedimientos internos, ofrecer a los ciudadanos un servicio eficaz y, en conclusión, lograr una Administración tecnológica y eficiente.

Consciente de estos retos, ASEINPA reúne en este encuentro anual a especialistas tecnológicos y a los interventores parlamentarios con el objetivo de analizar la nueva realidad y abordar las directrices a seguir.

Sin desplazarse, desde su PC y en directo.

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Abril   
Demo: Registro de Entrada y Salida. Registro Electrónico. SICRES
Día: Jueves, 07 de abril
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Demo: Gestión de Facturas para el Sector Público 
Día: Jueves, 14 de abril
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Contratación Pública Electrónica
Día: Jueves, 28 de abril
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Mayo 
Demo: Registro de Entrada y Salida. Registro Electrónico. SICRES
Día: Jueves, 12 de mayo 
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Demo: Contratación Pública Electrónica
Día: Jueves, 19 de mayo 
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Demo: Gestión de Facturas para el Sector Privado
Día: Jueves, 26 de mayo
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Junio 
Demo: Registro de Entrada y Salida. Registro Electrónico. SICRES
Día: Jueves, 09 de junio
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Demo: Gestión de Facturas para el Sector Público
Día: Jueves, 16 de junio
Hora: 10.30 h
Suscripción            

Demo: Contratación Pública Electrónica
Día: Jueves, 30 de junio
Hora: 10.30 h
Suscripción  

Pixelware impartirá, del 9 al 15 de marzo en modalidad e-learning, el temario “La gestión integral de los expedientes”, un módulo que ofrece a las empresas e instituciones las claves para abordar eficazmente un proyecto de gestión de expedientes; mostrando tanto una útil teoría como diferentes experiencias que han marcado el éxito en numerosos proyectos.

Eminentemente práctico, el curso estará tutorizado por consultores expertos de Pixelware, con experiencia docente, cuya trayectoria profesional abarca más de 15 años de experiencia implantando proyectos de gestión, tanto en la empresa privada como la Administración Pública.

Esta iniciativa forma parte un conjunto de acciones emprendidas por Pixelware para difundir las ventajas de la tramitación electrónica de expedientes y su implantación en empresas e instituciones como herramienta de eficacia productiva, ahorro de costes y optimización de recursos.

La compañía, que ya basaba sus procesos en un sistema de gestión de calidad propio, ha logrado la certificación internacional con el objetivo de establecer un esquema de eficiencia y eficacia reconocido y auditado interna y externamente, lo que le permitirá tanto asegurar la satisfacción de sus clientes, como lograr mayores ventajas competitivas.

Mediante la implantación de la norma ISO 9001, Pixelware sigue un modelo de excelencia en el diseño, desarrollo e instalación de sus soluciones tecnológicas a medida, así como en su consultoría de proyectos; asegurando, de esta forma, que sus productos y servicios cumplen con las máximas garantías de calidad así como con todos los requisitos legales exigidos.

Esta certificación confirma las buenas prácticas de la compañía y reconoce la madurez y eficacia de su sistema de gestión, al mismo tiempo que ratifica su compromiso para ofrecer siempre el mejor servicio.

Safwan Nassri, Director General de Pixelware, expuso el papel y la responsabilidad de Pixelware como proveedor tecnológico de la Administración, especializado en Contratación Pública, y expuso los desafíos que suponen la constante adaptación y evolución de una herramienta de contratación electrónica, no sólo a las cambiantes exigencias legales sino también a la evolución del mercado, a las nuevas tecnologías así como a las necesidades particulares de cada organismo, “las soluciones de contratación deben ser un soporte funcional a la adecuación de las leyes en la tramitación de los expedientes y ser una guía para los usuarios durante todo el proceso”, comentó Nassri al respecto.

Asimismo, resaltó el esfuerzo tecnológico que están llevando a cabo, en Pixelware, para enfrentarse con éxito a estos desafíos y mostró algunas de las más interesantes y complejas implantaciones abordadas recientemente, subrayando que “el objetivo de la Contratación Electrónica va más allá de la aplicación de normativas, es la optimización de los procedimientos internos, es ahorrar. Al seleccionar soluciones verticales completas y modulares se consiguen reducir los tiempos de implantación y los costes.”

Durante el encuentro, diferentes organismos públicos detallaron las adecuaciones que están realizando y los cambios que han tenido que abordar; dándose a conocer tanto iniciativas nacionales como experiencias europeas. También, de forma espontánea, algunos asistentes aportaron sus experiencias, opiniones y sugerencias, lo que contribuyó a crear un clima de debate interesante, distendido y ameno.

Un año más, Pixelware ha participado en una cita imprescindible para conocer en profundidad la Contratación Electrónica, ofreciendo su experiencia y conocimientos e implicándose en la difusión y el desarrollo de la tecnología.

Para saber más sobre las soluciones de software de Pixelware para la Contratación Pública Electrónica pulse aquí…

Desde el propio Reglamento de la Ley, que completaba algunos de los puntos menos desarrollados en la misma, hasta las pequeñas modificaciones introducidas, como la variación de los umbrales en los importes de contratación, han supuesto un continuo ir y venir en los requerimientos necesarios para llevar a cabo las contrataciones y mantener los parámetros de perfección que la Directiva Europea de Contratos planteaba desde el inicio.

Con la aprobación de la nueva Ley 34/2010, de 5 de agosto, se modifican sustancialmente algunos apartados referentes a la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, así como de la Ley 31/2007 sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales.

La motivación, para aprobar una nueva Ley vinculada a la Contratación Pública en nuestro país, reside en la necesidad de adaptar la normativa de contratos existente a la Directiva Europea de Recursos y, de esta manera, paliar los defectos que, hasta ahora, los expedientes de contratación han presentado en la regulación de los recursos especiales.

Entre los defectos detectados por el Consejo de Estado de 29 de abril de 2010, destaca la imposibilidad de impugnar actos posteriores a la adjudicación provisional, el escaso plazo que se ofrece a los licitadores no adjudicatarios para recurrir y la carencia de un órgano independiente al Órgano de Contratación, al que poder presentar los recursos. Teniendo en cuenta los precedentes mencionados, se plantea una reforma de la ley cuya finalidad es la de permitir que aquellos licitadores que participan en el procedimiento de adjudicación, tengan más posibilidades de conseguir una resolución eficaz y transparente ante los recursos interpuestos.

La Ley 34/2010, de 5 de octubre, que modifica las leyes anteriores para alcanzar la reforma mencionada, afecta directamente a la selección de los proveedores, en lo que a la interposición de recursos especiales se refiere; es decir, a la adjudicación y a la formalización de los contratos así como a los plazos asociados a dichos actos.

Por otro lado, afecta al régimen de invalidez de los contratos y a lo que la Administración Electrónica aporta en la tramitación de los expedientes.

La reforma suscita una modificación significativa en la adjudicación de los contratos; se recuperan aquellos pasos de la tramitación que existían antes de la aparición de la Ley 30/2007; es decir, desaparece la adjudicación provisional, refundiendo la provisional y la definitiva en un único acto. Con este cambio, se evita que los actos producidos entre la adjudicación provisional y la definitiva queden fuera del ámbito del recurso especial en materia de contratación. Este recurso se podrá interponer posteriormente a la adjudicación, una vez conocidos los motivos de exclusión o descarte por parte de los licitadores. Las notificaciones de adjudicación deberán extender su contenido con el fin de que contengan toda la información necesaria para que el licitador excluido o descartado tenga la capacidad de interponer el recurso con el mayor fundamento posible contra la decisión de adjudicación.

Al refundir los dos actos de adjudicación en un único acto, se transforma también el perfeccionamiento del contrato. Si en la definición anterior de la ley, el perfeccionamiento del contrato se conseguía con la adjudicación definitiva, éste es perfeccionado mediante su formalización. Hasta ahora, la ejecución de los contratos podía comenzar sin haberse formalizado los mismos, acudiendo únicamente al acuerdo verbal con la Administración. Para solventar la contradicción que supone actuar de esta manera con el formalismo que defiende la Directiva Europea, se hace coincidir el perfeccionamiento del contrato con su formalización, impidiendo, así, iniciar la ejecución del contrato si antes no se ha formalizado, excepto en la tramitación de emergencia.

Además de unificar los actos de adjudicación, la nueva Ley amplía el plazo para que los licitadores excluidos o descartados puedan presentar sus recursos una vez adjudicado el contrato, lo que afecta al plazo destinado a su formalización, que variará en función de si existen o no dichos recursos o de si el contrato es susceptible de abrir un periodo de interposición de los mismos.

Otro de los apartados que ha sufrido modificaciones con esta reforma de la Ley, es el régimen de invalidez de los contratos; se retocan algunos aspectos del régimen general y se incorporan nuevos supuestos especiales de nulidad de los contratos.

Adicionalmente a lo descrito hasta ahora, la Ley 34/2010 también nace con una predisposición especial para impulsar la Contratación Administrativa Electrónica y con ello la Administración Electrónica en general, fomentando el uso de los medios electrónicos en la tramitación de los expedientes de contratación. Podemos destacar, entre otros, la obligatoriedad de los licitadores a presentar una dirección de correo electrónico de contacto para que la Administración efectúe las notificaciones pertinentes; la posibilidad de presentar los certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y con la AEAT por medios electrónicos, informáticos o telemáticos; la publicación, en todo caso, de las adjudicaciones y las formalizaciones de los contratos en el Perfil del Contratante del organismo público; o el uso de las notificaciones electrónicas entre los diferentes órganos u administraciones, siempre que sea posible.

Las adaptaciones que la reforma plantea, desde el punto de vista tecnológico, vendrán determinadas por cambios en la gestión del expediente: alteraciones en la secuencia del procedimiento de adjudicación, inclusión de información adicional en las notificaciones de adjudicación y en los campos de información del expediente, ajustes en los nuevos plazos de formalización o modificaciones en los envíos de publicaciones al Perfil del Contratante o a las plataformas oficiales de publicación, como la Plataforma de Contratación del Estado.

De esta manera, las modificaciones, que la reforma de la Ley plantea, tienen repercusión sobre las soluciones tecnológicas de Contratación Electrónica que actualmente se están implantando en los diferentes organismos públicos con motivo del momento de modernización en la Administración que estamos viviendo. Esta circunstancia obliga a dichas soluciones a estar preparadas para adaptarse a los continuos cambios que está experimentando la Ley de Contratos del Sector Público para garantizar la excelencia en la tramitación, atendiendo a las reformas aprobadas y a las que puedan surgir en un futuro.

Luis Tornel

Gerente de Negocio

Conozca las soluciones de tramitación de expedientes y gestión de procesos de negocio concebidas como una herramienta de reducción de costes, aumento de productividad y retorno de la inversión a medio plazo. Sin desplazarse, desde su PC y en directo.

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Septiembre

Demo: Gestión de Expedientes de Contratación
Día: Jueves, 23 de septiembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Administración Electrónica para el cumplimiento de la Ley 11/2007
Día: Jueves, 30 de septiembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Octubre

Demo: Ventanilla Única
Día: Jueves, 07 de octubre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Registro de Entrada/Salida y Registro Electrónico
Día: Jueves, 14 de octubre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Gestión de Expedientes de Contratación
Día: Jueves, 21 de octubre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Noviembre

Demo: Administración Electrónica para el cumplimiento de la Ley 11/2007
Día: Jueves, 11 de noviembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Gestión de Expedientes de Contratación
Día: Jueves, 18 de noviembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Ventanilla Única
Día: Jueves, 25 de noviembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Diciembre

Demo: Gestión Integral de Facturas y Digitalización Certificada
Día: Jueves, 02 de diciembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

Demo: Gestión de Expedientes de Contratación
Día: Jueves, 16 de diciembre
Hora: 10.30 h
Suscripción

La solución consta de un portal web como soporte tecnológico para ofrecer los servicios de la ventanilla única así como para controlar el registro electrónico y la tramitación de expedientes. La recientemente aprobada Ley 25/2009 especifica la obligación de las organizaciones colegiales de disponer de la ventanilla única para que los profesionales puedan realizar todos sus trámites a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia.

Mediante la implantación de la solución de Ventanilla Única las organizaciones profesionales van a poder relacionarse con los colegiados utilizando medios telemáticos. A través de la ventanilla única, los profesionales podrán acceder fácilmente y de forma gratuita a la información y a los formularios del colegio, podrán presentar documentación y solicitudes, consultar el estado de sus tramitaciones y recibir las correspondientes notificaciones y resoluciones por parte de colegio. Asimismo, podrán recibir las convocatorias del colegio y conocer su actividad pública y privada, de forma sencilla a través de Internet.

Por su parte, consumidores y usuarios van a disponer de una plataforma desde la que acceder a la información actualizada de colegiados y sociedades profesionales así como a bases de datos de asociaciones y organizaciones de consumidores y usuarios. También podrán interponer reclamaciones y recursos, aportar documentación a un procedimiento iniciado y consultar el estado de tramitación de una reclamación o recurso, todo ello por vía electrónica.

Asimismo, los colegios profesionales podrán hacer efectivo este derecho así como relacionarse con las Administraciones, los profesionales y los consumidores y cooperar entre sí.

La solución de Ventanilla Única de Pixelware cubre las necesidades tecnológicas actuales de los colegios profesionales no sólo para responder a las exigencias de la nueva normativa sino para dar un paso decisivo en la modernización de sus procesos y en el control de la información.

Beneficios de la implantación de la factura electrónica (e-factura / facturae)

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Cuanto más pueda automatizar los procesos, mediante una solución integrada que gestione al máximo las tareas, menos fallos humanos suelen ocurrir y más ahorro y eficacia experimentará. Incluso el seguimiento de impagados se puede gestionar automáticamente e enviar avisos cuando se llegue a ciertos umbrales, previamente especificados.

Además, cuando las empresas operan con esta tecnología, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

Las leyes principales que rigen la factura electrónica (e-factura / facturae)

En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:

• Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación.
• Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación.
• Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposicio¬nes sobre facturación telemática y conserva¬ción electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ( BOE, 14-abril-2007 ).
• Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre-2007).

Las diputaciones con capacidad normativa propia (Álava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.

Modalidades de la factura electrónica

La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:

• La firma electrónica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
• La remisión mediante un sistema “EDI” que aporta integridad y autenticidad.
• Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.

De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica.

La conversión de facturas en papel en facturas electrónicas y viceversa

Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina “Digitalización Certificada”.

Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura.

Julia Sanchez Meynial – Directora de Marketing – Gestión de expedientes, información y procesos de negocio – Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein – Consultor de Marketing en Internet – Madrid

Para empezar, vamos a resaltar que existen muchos sinónimos que se usan para definir la factura electrónica. Facturación digital, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, etc. Aunque se parecen, hay matices a tener en cuenta.

Introducción en la factura electrónica o e-factura

La factura electrónica (también llamada e-factura o facturae) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad.

Por eso, la factura electrónica funciona como un fichero, generado por un programa o software, que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos.

Aunque sabemos perfectamente qué es una factura, su definición correcta sería el documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación.

Todas las facturas, independientemente de cómo se transmitan (en papel o en formato electrónico), han de cumplir una serie de campos obligatorios. El artículo 6 del RD 1496/2003, que regula el contenido de una factura, establece que son:

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La Factura Telemática supone un importante medio para ahorrar costes de creación, emisión, distribución y conservación de las facturas, consiguiendo simplificar procesos administrativos con una considerable reducción de tiempo y espacio ya que las facturas se transmiten por vía telemática, basándose en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación (firma electrónica) se garantizan los principios básicos exigibles a cualquier factura (autenticidad de su origen e integridad de su contenido) y se conserva en soporte informático por lo que su consulta puede ser inmediata.

La factura Telemática contiene, en forma codificada, toda la información que es requerida en una factura tradicional en papel, es decir, entre otros, los datos del emisor y del receptor, incluyendo su nombre, NIF o CIF, la fecha de emisión de la factura, domicilio fiscal del emisor, importe de la factura, porcentaje y importe del IVA, etc.

Además, acompaña al documento una firma electrónica que es generada con un certificado digital, provisto al emisor de la factura por una entidad certificadora aprobada por la AEAT.Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.).

Aquí terminamos con la primera parte. En la parte final entraremos con más detalle en los cuáles son los beneficios, las leyes españolas principales, qué modalidades de facturas electrónicas se reconocen en España y cómo puedo convertir facturas en papel, en facturas electrónicas y viceversa.

Julia Sanchez Meynial – Directora de Marketing – Gestión de expedientes, información y procesos de negocio – Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein – Consultor de Marketing en Internet – Madrid

Para empezar, queremos resaltar que hay muchos sinónimos que se usan para definir la factura digital. Facturación digital, factura electrónica, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, facturación telemática, etc. Aunque se parecen, puede haber matices a tener en cuenta.

Desde el año 2003 las facturas digitales ya pueden sustituir al papel en España. Esto se debe a la firma digital, una herramienta que garantiza la integridad y autenticidad del documento que se ha firmado, y que, por lo tanto nos ofrece unas garantías de seguridad muy elevadas que permiten dar validez al mensaje digital.

Los aspectos más destacados del sistema de factura digital son los siguientes:

• Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que esté firmada digitalmente. La firma digital no debe entenderse como una firma manuscrita, ya que en ningún caso se exige que las facturas se firmen manuscritamente.
• No es necesario estar autorizado por Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato. También se suprime la homologación de los softwares y las notificaciones. El resultado es un sistema ágil y sin trámites burocráticos.
• Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido, a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente, ya que así garantizamos la seguridad de los datos y que estos no han sido modificados (integridad) así como la identidad del emisor (autenticidad).
• En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin embargo no hace falta notificarlo a la Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte.

Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente, – factura digital -, sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel; por lo tanto la factura digital está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Es decir, el mensaje “EDI-Invoic” es la factura original, que podemos presentar a un inspector como si fuera una factura en papel.

Las principales leyes que gobiernan el proceso de la factura digital

Pixelware Legal Scan optimiza la captura, el almacenamiento de facturas así como su localización, acceso y disponibilidad simultánea para múltiples personas, ofreciendo, tanto al sector privado como a los organismos públicos, un significativo ahorro de costes, espacio y recursos a muy corto plazo.

El software de digitalización certificada de Pixelware, que cumple con la normativa vigente Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, dispone de un funcionamiento sencillo e intuitivo y supone un importante avance en la gestión de la facturación y el control de la información ya que, además de poder destruir el original en papel, que repercute directamente en una significativa reducción de costes de almacenamiento, se consiguen eliminar los riegos de pérdida de facturas e información y se logra un significativo ahorro de tiempo y de personal.

Además, el módulo automatiza todo el proceso de digitalización, ofrece la posibilidad de indexar automáticamente los datos de la factura mediante técnicas de OCR (reconocimiento de caracteres) y clasifica los documentos para que la información permanezca actualizada, centralizada y siempre accesible para su consulta.

Con el objetivo de explotar al máximo esta información, Pixelware Legal Scan genera automáticamente los periodos tributarios a partir de las facturas digitalizadas y proporciona informes detallados (fecha de inicio y fin, resumen de cuotas impositivas, total facturado, etc.).

La solución ha sido desarrollada para garantizar la máxima calidad y seguridad; detecta los parámetros mínimos del dispositivo de digitalización, crea automáticamente copias de seguridad y genera auditorías de acciones (registra la fecha, hora e iniciales del usuario que realiza cada acción).

Pixelware Legal Scan supone un gran avance en la gestión integral de las facturas, se integra fácilmente con los sistemas de contabilidad y cumple con los requisitos de homologación para responder a las necesidades actuales de los departamentos de facturación y ofrecer una serie de funcionalidades adicionales que el convierten en el  sistema de digitalización certificada más completo.

Los Tribunales Superiores de Justicia gestionarán su funcionamiento a través de un sistema digital pionero que permitirá agilizar trámites internos y mejorar la coordinación entre los distintos jueces y magistrados.

La nueva aplicación posibilitará la gestión integral de las Salas de Gobierno de los TSJ, dando soporte tanto a la Secretaría de Gobierno como a los secretarios coordinadores. Además, conllevará la incorporación del expediente electrónico y los sistemas de clasificación documental, de modo que se podrán eliminar documentos en papel, al tiempo que los miembros de la Sala de Gobierno podrán trabajar en red y disponer de información en cualquier lugar y hora.

A fin de dar respuesta a estos requerimientos PriceWaterhouseCooper ha seleccionado el producto comercial de gestión Documental y de Workflow de Pixelware sobre el que se llevarán a cabo las parametrizaciones, desarrollos e integraciones necesarias, para la construcción de la solución.

Con carácter previo al despliegue de la solución a nivel nacional, sin duda de gran complejidad por la diversidad y posible heterogeneidad con la que cada TSJ está realizando su operativa interna, el CGPJ en coordinación con otros departamentos del ámbito judicial ha seleccionado el TSJ de Baleares como “sede piloto”.

Una vez el sistema se encuentre en pleno funcionamiento para este TSJ previsto para mediados de 2009), el mismo podrá ser “replicado” en cada TSJ con la incorporación de las mejoras que fueran requeridas y/o las particularidades de gestión.

El alcance del sistema está plenamente abierto. Gracias a la flexibilidad de la Solución, el mismo será fácilmente extensible y configurable, permitiendo que a futuro sea implantado en todos los TSJ y a todos los niveles de la gestión gubernativa

Acceda al “Artículo Técnico” pulsando aquí

http://www.pixelware.com/docs/Articulogestiongubernativa.pdf

Acceda a la noticia pulsando aquí

http://www.pixelware.com/docs/Noticiagestiongubernativa.pdf