Pixelware lanza al mercado su solución de gestión de los expedientes de contratación, con el objetivo de cubrir la necesidad abierta por la nueva Ley de 30/2007 de Contratos del Sector Público.
El sistema propuesto gestionará la información durante todo el ciclo de vida del expediente, asistiendo en todo momento a los usuarios en las tareas a realizar y coordinando los distintos módulos que intervienen en su tramitación.
La definición del procedimiento de Contratación desarrollado en la Solución de Pixelware de divide en dos partes fundamentales: la primera sería aquella que comprende las fases de Licitación, Adjudicación y Contratación, es decir, desde la detección de una necesidad, originando con ello el Alta del Expediente, hasta la formalización de los Contratos; la segunda parte del proceso sería todo lo que conlleva el Seguimiento de los Contratos, gestionando las posibles incidencias (modificados, complementarios, prórrogas, paralizaciones, etc.) así como la aprobación de las facturas y certificaciones de obra.
De la solicitud a la formalización del contrato
Durante la primera parte del procedimiento de Contratación los usuarios de los distintos servicios que componen el organismo podrán efectuar una solicitud para la contratación de una necesidad concreta. A partir de ese momento, la Unidad de Contratación del organismo se encargará de toda la tramitación correspondiente, según la naturaleza del Expediente.
La Solución de Contratación de Pixelware dispone de una librería de flujos de trabajo predefinidos que permiten realizar la tramitación de un Expediente de Contratación según la nueva Ley de 30/2007 de Contratos del Sector Público. El proceso de contratación está diseñado para aceptar todos los tipos de contrato (Obras, Suministros, Servicios,…) y todos los procedimientos de adjudicación (Abierto, Negociado con y sin Publicidad, Restringido y Diálogo Competitivo) que contempla la Ley. Para ello se han determinado los posibles caminos que debe tomar cada Expediente, dependiendo de su naturaleza, guiando a los usuarios en la tramitación y evitando con ello posibles errores en los pasos a ejecutar así como en la incorporación de información y documentos oficiales.
Durante el proceso de tramitación de un Expediente pueden intervenir diferentes roles de usuarios, desde los tramitadores de la Unidad de Contratación, a los técnicos que elaborarán el pliego técnico y evaluarán las ofertas, así como aquellos usuarios jurídicos que deban aprobar los pliegos y la contratación en sí, que variarán en función de la naturaleza de los contratos, o usuarios administrativo-financieros que deban aprobar el gasto.
El procedimiento de contratación automatizará las tareas de los usuarios, controlando los plazos de resolución, la información a visualizar o solicitar y los documentos que se deben generar en cada paso. Dependiendo de los permisos previamente definidos y de la modelización del proceso, los expedientes de contratación podrán ser visualizados, editados, autorizados y firmados, entre otras acciones, por los responsables autorizados, con el fin de avanzar en la tarea o hacer las modificaciones correspondientes.
En todo momento se podrá realizar un seguimiento de los expedientes en tramitación, consultado su estado, la información y documentos introducidos.
La solución propuesta por Pixelware ofrece una serie de plantillas de modelos de documentos oficiales predefinidos que se personalizarán y adaptarán a las necesidades específicas del proyecto. Asimismo, la solución cuenta con una serie de informes predefinidos que permiten extraer e imprimir la información más relevante de los expedientes de contratación dados de alta en el sistema.
La Solución de Contratación Electrónica de Pixelware está preparada para que, en el momento de la Publicación de los expedientes que así lo requieren, se puedan publicar de forma automática los datos y documentos necesarios en las distintas plataformas oficiales, como pueden ser el Perfil del Contratante del organismo, el BOE, el DOUE o la Plataforma de Contratación del Estado.
Para la recepción de las ofertas de los licitadores la Solución de Pixelware ofrece dos posibilidades: la recepción de forma tradicional, mediante los sobres correspondientes en un registro de entrada, y la incorporación de la información y documentación relevante en la Solución por parte de los usuarios que tramitan el Expediente. En este caso, la apertura de los sobres siempre se realizaría de forma manual y dejaría la custodia segura de los sobres a la Unidad de Contratación, que sería la encargada de preservar cerrados los mismos hasta el momento de la apertura. En una segunda opción, Pixelware ofrece la posibilidad de implantar un Portal de Licitación Electrónica, en el que los licitadores, previa identificación segura en el portal, pudieran adjuntar la información y documentación necesaria para licitar. Esta documentación quedaría lacrada y preservada de forma automática, sin intervención de los tramitadores, hasta el momento de la apertura.
Cualquier evaluación de la documentación puede dar lugar a la necesidad de solicitar rectificaciones y subsanaciones a los licitadores. Como en cualquier otro proceso administrativo, la validez legal en tiempo y forma de los documentos es muy importante. Por eso la Solución de Contratación Electrónica de Pixelware está preparada para comunicarse con los licitadores, ante reclamaciones o subsanaciones, mediante Notificaciones Telemáticas, que aseguran la identidad del remitente y la fecha y hora en la que han sido enviadas, gracias a la integración con las diversas plataformas destinadas a este efecto.
Cuando toda la documentación de los licitadores ha sido revisada es el momento de la baremación, para lo que Pixelware abre la puerta a una valoración automática mediante fórmulas predefinidas. Se podrán calcular valoraciones económicas y posibles incursiones en bajas temerarias.
Finalmente, se cerraría la primera parte del proceso con la Fase de Contratación, en la que se publicarían las adjudicaciones provisionales y definitivas mediante los mecanismos descritos anteriormente y se realizarían las comunicaciones pertinentes a los licitadores, notificando la adjudicación así como solicitando la documentación necesaria al adjudicatario para poder formalizar el contrato.
Seguimiento de los expedientes
En la segunda parte del proceso, posterior a la formalización del contrato, se controlará el estado de los contratos hasta la recepción, así como todas aquellas incidencias de la contratación que puedan surgir, como son los Contratos Modificados o Complementarios, las Prórrogas, las Paralizaciones y Reinicios, las Ampliaciones de Plazo y otras incidencias que pueden aparecer.
Adicionalmente la solución ofrece la opción de enlazar un nuevo proceso de alta y aprobación tanto de las certificaciones de obra como de las facturas que generan los contratos, que además podría enlazarse de forma automática con el sistema de gestión presupuestaria del organismo.
Para completar todo el proceso de la contratación sólo quedaría devolver las garantías definitivas. Normalmente dichas garantías se devuelven a partir de la fecha de recepción, calculada mediante un plazo que varía según la naturaleza de los contratos. Dado que la devolución de las garantías fuera del plazo genera intereses en el organismo a favor de la empresa y con la finalidad de evitar que los tramitadores deban prestar toda su atención a este hecho, la solución de contratación de Pixelware aporta un sistema de vigencias y avisos sobre los contratos y las garantías, que asegure su devolución en tiempo.
